Proje Süreçleri ve Yönetimi

Proje Yönetimi (Project Management)

Proje sürecinde belirtilen hedefe ulaşmak için kapsam, zaman, kalite dengesini sağlayarak paydaş memnuniyetini karşılamak için proje yaşamı boyunca eldeki kaynakların planlanması, yönetilmesi ve koordine edilmesidir.

PMI (Project Management Institute) proje yönetimini ‘Özel, yeni (unique) bir ürün veya hizmet oluşturmak için girişilen geçici (başlangıcı ve bitişi olan) çalışma.’ olarak tanımlamaktadır.

Küçük, daha az karmaşık yapıya sahip projeler çok fazla teknik bilgi ve yönetim becerisi gerektirmeden çözüle biliyor. Proje karmaşıklaştıkça ve büyüdükçe işlerin koordinasyonu çok daha zor bir hal almaya başlıyor. Bu süreç sadece teknik bilgiyle atlatılabilecek noktadan çıkıp çok iyi organizasyonlar kurulması gerekliliğini doğuruyor.

Ekip

Organizasyon içindeki ekipler tüm sürecin kilit noktasıdır. Yapılacak işin gereğini karşılayamayacak bireyler  ve doğru iş paylaşımı olmaz ise verimsiz bir süreç başlar, projemizde bundan nasibini alır. Aşağıda örnek ekip organizasyon şeması gözükmektedir.

Yukardaki ekip dizilimi ve iş paylaşımı projenin tamamında veya proje süreçlerindeki herangibir aşamada oluşturulabilir. Her işin belli ekiplere bölünmesi ve her işte kendi uzmanlığına gore sorumluluk verilmesi daha kolay ve etkili çözümler sağlar.

Inşaat projenin tamamı içinden sadece elektrik işleri proje oluşturulması aşamasını düşünecek olursak organizasyondaki yapılarda yer alan ekip isimleri ve görevleri söyle şekillenir:

Yönetici Katı: İş veren,

Proje Yöneticisi: İşveren kontrolorü,

Proje Lideri: Proje firması proje sahibi veya mühendisi,

Teknik Kadro ve Destek Elemanı: Proje firması mühendisi ve çizim yapan teknik ekip ,

Danışman: Çizilmesi istenen sistemlerle ilgili bilgi alınabilecek satıcı firmanın teknik departmanı.

Yukardaki şemadan da tahmin edileceği gibi bir kaç disiplinin halletmesi gereken işleri ekonomi sağlamak amacıyla bir kişide toplamaya çalışılmak  proje kalitesinde düşmelere ve sonrasında yaşanabilecek sıkıntılara yol açmış olur.

Projenin Tanımlanması

Proje yönetiminde kilit nokta hedeflerin net belirlenmesidir.  Performans, zaman ve maliyet yatırımcı için kritik sorunlardır; Proje nezaman tamamlanacak? Nezaman teslim edilecek? Maliyet ne olacak? Nasıl bir çalışmayla sonlandırılacak?

Proje tanımlanırken sponsorun ve yatırımcının konuyu tamamen anladığından emin olunmalıdır. Proje yöneticisinin görevi bu noktada başlamadaktadır, en iyi şekilde alt ve üst kordinasyonunu sağlamalı ve tüm bilgil alımlarını ve geri bildirimlerini eksiksiz şekilde yerine getirmelidir. İlerki süreçlerde yönetim ekibiyle birlikte çalışılacağı için aynı beklenti ve algılarla yola çıkılması şarttır.

Projede Süreç

Bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler serisine Süreçdenir. Süreçlerin girdileri (input), çıktıları (output), ve araçları (tools) vardır.

Belirtilen hedefe ulaşmak için kapsam,zaman, kalite  dengesini sağlayarak paydaş memnuniyetini karşılamak için proje yaşamı boyunca eldeki kaynakların planlanması, yönetilmesi ve koordine edilmesidir.

Süreç Grupları

Başlangıç Süreci–Projenin başlamasına yönelik izin ve onaylama

Planlama Süreci–Proje hedeflerinin belirlenmesi, hedeflere ulaşmada alternatif yolların oluşturulması ve en uygunun seçilmesi

Uygulama Süreci–insan ve diğer kaynakları koordine ederek planın hayata geçirilmesi

Kontrol Süreci –Yürüyen faaliyetleri düzenli olarak takip etme ve planlarla karşılaştırma, hedeflerden sapmayı önlemek için düzeltici faaliyetleri uygulama

KapanışSüreci –Proje kabulünün resmileştirilmesi

İş akışı sırasında eksik verilen bilgilerin, şüreç içindeki denetimiyle başa dönen proje revizyonları,
sistemi yavaşlatan ve iş bitimini geciktiren en büyük etkendir.  Özellikle inşaat işlerindeki proje revizyonlarının yoğunluğu proje süreçlerinin ortadan bölünerek tekrarlanmasını ve iş bitimlerinin gecikmesine neden olmaktadır. Proje oluşturulması sırasında tüm bilgiler toplanamadıysa veya doğru zamanda elde edileceği konusu kesinleşmeden sahadaki işin başlaması proje bitimini öne çekemeyecektir.

Proje Hedefleri

o   Performans (Performance)

o   Zaman (Time )

o   Maliyet (Cost)

Üçünün istenilen şartlarda kesiştiği nokta bizim için ulaşılması gereken hedefi tanımlıyor.

Projede Denetim

Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (PİBM) - BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled)

Plan. Takvime göre ne kadar işin bitmesi planlanmıştı?

Yapılan İşin Gerçeklesen Maliyeti (YİGM) -ACWP (Actual Cost of Work Performed)

Gerçekleşen. Ne kadar harcandı?

Yapılan İşin Bütçelenen Maliyeti (YİBM) -BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)

Kazanılan Değer. Gerçekte yapılan iş için ne kadar harcanması planlanmıştı?

Proje Süreçlerinde denetime basit bir örnek:

Projeye 10 ay için 5 full-time çalışan ve 1000 adam-aylık efor planlanmıştır. 4. ay bittiğinde 340 adam-aylık iş planlandığı ancak 370 adam-aylık bir efor harcanarak 320 adam-aylık iş bitirildiği belirlenmiştir.

Şu an bütçedeki fark nedir (Cost Variance – CV)?

Şu anki verimlilik nedir (Cost Performance Index - CPI)?

Takvimdeki sapma ne kadardır (Schedule Variance – SV)?

Takvim takip başarısı ne kadardır (Schedule Performance Index – SPI)?

CV = BCWP – ACWP = 320 – 370 = -50

CVI = BCWP / ACWP = 320 / 370 = 0.86

SV = BCWP – BCWS = 320 – 340 = -20

SVI = BCWP / BCWS = 320 / 340 = 0.94

Projede Başarısızlık

Başarısız projeleri iki gruba ayrılabil

Ø  Projenin kabul edilebilir bir yatırım getirisi sağlayamaması

o   Projenin bitmeden önce iptal edilmesi

o   İhtiyaç veya problemin artık geçerli olmayışı

o   Gerekli kaynakların bulunamaması

o   Müşterinin fikir değiştirmesi ya da müşterinin değişmesi

o   Proje doğru tanımlanmadığı için gereken kaynakların ayrılmaması

o   Proje yanlış tanımlandığı için müşteri tarafından reddedilmesi ya da beklenenden çok daha az kullanılması

Ø  Projenin kararlaştırılan teslimatı yapamayışı

o   Projenin verilen bütçeyi aşması

o   Projenin verilen zamanı aşması

o   Projenin kararlaştırılan ürün/sistem gereksinimlerini sağlamayışı

Projede Risk

 İstenmeyen sonuçları olan bir olayın meydana gelmesi

o   Gecikmeler (Delays)

o   Yüksek maliyet (Increased costs)

o   Gereksinim ve şartnameyi karşılayamama durumu (Inability to meet specifications)

o   Teknik, yönetsel, mali, vb. riskler…

Her türlü işte oluşabilecek bu tür riskler zarar hanesine kaydedilir. Proje yönetimi bu tür riskleri yok etmede en etkili yöntemdir, iyi bir yönetim için harcanan extra ücretler ileride büyük karlılık sağlayacak, oluşabilecek yüksek zarar ve iş gücü kayıplarının da önüne geçecektir.